第一条  为加强招投标办公室（以下简称招标办）政府采购档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国政府采购法》及有关规定，结合工作实际，制定本制度。

第二条  本制度所称的档案，是招标办开展采购招标业务时根据法律规定必须保存的有关文字资料、电子文档、图表、音视频资料等不同形式的各种记录。档案资料除特殊情况外，均要求采用原件。

第三条  采购档案包括的基本资料有：

（一）财政厅批准的《河南省省直政府采购申报表》；

（二）招标办代表学校与公共资源交易中心或社会中介招标公司签订的委托代理协议；

（三）因特殊原因需要采取其它采购方式时省财政厅的批复；

（四）公开招标的招标公告，邀请招标、竞争性谈判或竞争性磋商的邀请函；

（五）招标文件、谈判文件、询价文件；

（六）招标文件的修改记录；

（七）供应商报名登记表；

（八）开标会议记录。记录内容包括开标参与人员、开标时间、开标地点，唱标记录以及开标程序等。

（九）评标文件。主要包括：

1.评标工作记录。记录内容包括评标参与人员、评标时间、评标地点、评标程序；

2.评审专家名单。包括专家的姓名、职称、工作单位等；

3.评审专家签字确定的评标报告、谈判纪要、磋商纪要、询价纪要等；

4.中标（成交）公告、中标（成交）通知书以及投标供应商的投标文件；

5. 质疑答复、投诉处理决定；

6. 采购活动记录；

7. 其它应保存的有关资料。

第四条  招标办档案的收集整理由综合管理科负责。

第五条  一般在采购项目完成后30天内，按要求整理好各项资料后移交综合管理科，由综合管理科签收。

第六条  综合管理科负责招标办档案的管理和使用工作，按采购编号进行分类归档管理。

第七条  档案管理人员要认真执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国采购法》的有关规定，做好保密和安全工作。招标办内部工作人员借阅采购招标档案须办理借阅手续，按期归还。外单位借阅档案须经招标办领导批准，办理借阅手续。

                        河南牧业经济学院招投标办公室

                           二○一七年三月二十三日